会議の活性化
さて、今日僕は埼玉県の方に来てまして、
朝一番に管理者の方の会議・・・じゃなくて、運行管理者の勉強会ですね。
それが終わってから、安全会議が2本あって、
午後は事故撲滅トレーナー養成講座を終えたあと関西に戻ります。
今日は夜に、撮影しないといけない案件が何本か入っている、そんな予定です。
今日のトークテーマは「会議を活性化するにはどうするか」という内容だったと思うんですが・・・
会議に関して、僕が思うのは「長い会議は必要ない」ということです。
長い会議って、必要ですか？
僕は絶対にいらないと思っています。
長い会議をすること自体、僕にはちょっと理解できないんですよね。
何が利益になるのか、いまいちメリットを感じません。
むしろ、短くシャープにした方がいいと考えています。
うちの会議は、とにかく短いです。
本当に驚くほど短いと思います。
しかも、報告レベルの話は会議にあげない。
LINEなどで共有すれば十分なので、そういう報告は会議では基本的にやりません。
全体の会議は年に2回だけ集まってやりますが、それ以外はオンラインで実施します。
長い会議が必要な場合でも、その2回だけです。
基本的には「会議は40分以内」と決めています。
これを超えないようにしています。
逆に言えば、40分に濃い内容を詰めようとすると、いろんな努力ができると思っています。
工夫すれば、短い時間でも全然問題ないんです。
なぜ40分にしているかというと、集中力の問題です。
僕は40分以上は集中力が続かないと思っています。
もし40分以上やるなら、必ず休憩を入れます。
今日も、午前中に3時間の運行管理者の研修をやりますが、40分ごとに必ず休憩をとっています。
集中力を高めてもらうために、研修でも会議でも「40分以上やらない」と決めています。
ぜひ、皆さんも「40分」という目安を持ってみてください。
さらに、僕はその40分の中でも「20分ごとに話題を変える」ということを意識しています。
これも集中力のためです。
ですから、会議をされる皆さんも、
ぜひ20分おきに話題を切り替える、そして40分以内に終える、というのを試してみてください。
また、会議が無駄な時間になる原因の一つは「他人事になってしまう人がいること」です。
その人にとって無関係な話題は、ただの無駄な時間になります。
僕らの場合は、LINEなどで一部の人に関わる報告は済ませるようにしています。
全員に関係することは口頭で共有しますが、それ以外は報告で十分です。
「事前に報告で済むこと」と「会議で議論すること」をしっかり切り分けるのが大事です。
もう一つ大切なのは「ゴールを定めること」です。
会議の目的を明確にして、何を決めるのか、何を持ち帰るのかをハッキリさせて終える。
当たり前のようですが、意外とできていない会社が多いと感じています。
ぜひ実践してみてください。
日常点検の大切さ
さて、昨日か一昨日、徳島道でトラックとバスの正面衝突事故が起きましたね。
昨日の報道ステーションでは、タイヤのバーストによる事故の可能性が大きいと報じられていました。
タイヤのバーストは夏場に多いと言われています。
皆さんご存知でしょうか、空気圧が不足しているとバーストが起きやすいんです。
日常点検で空気圧が適正かどうかをしっかり見ることが大切です。
もちろん、亀裂や損傷も確認する必要がありますが、空気圧の管理は特に重要です。
空気圧が不足すると、制動距離が伸びたり、曲がりにくくなったりします。
つまり、空気圧管理は安全面においても大きな影響を及ぼすのです。
運転者の方には、この時期特にタイヤのバーストに注意して、日常点検を徹底してほしいです。
僕らは模擬監査という業務もやっていますが、その中でも「日常点検記録ができていない」という指摘がとても多いです。
これは「やっていない」のではなく、「適当にやっている」パターンが多いです。
点検記録を見れば、きちんとやっているかどうかはすぐにわかります。
運行管理者や整備管理者の方は、運転者が記録をしっかりつけているか、時々チェックしてください。
これは監査でも必ず見られるポイントです。
日常点検を適当にしていると、万が一事故が起きたとき
「点検していれば防げたのではないか」と言われます。
点検は自分を守るためでもあります。
運行管理者には、点呼で「点検実施の確認」を聞く義務があります。
怠ると管理者も罰せられることがあるので、注意してください。
今日は前日に撮っていますが、お客様と合流して、
移動・打ち合わせ・会議・セミナーと、かなりハードな一日になりそうです。
最後には撮影もあって、多分寝るのは今日も12時を過ぎるかなと思っています。
気合いを入れて、しっかり乗り切ります！
では、今日も皆さんご安全に。
株式会社 ディ・クリエイト
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